STRUCTUUR IN JE MAILBOX
Het ideaal is om elke werkdag af te sluiten met een lege mailbox. Wil jij ook graag dat ideaal bereiken? Organise it helpt je graag om je mailbox te structureren. Daarna kan je je mails makkelijker zelf onder controle houden. Alweer een stressfactor minder!
3000 onbeantwoorde e-mails
Enige tijd geleden schakelde een jonge ondernemer mij in om haar administratie te stroomlijnen. Die was haar namelijk zodanig boven het hoofd gegroeid dat ze geen overzicht meer had en zelfs facturen bleven liggen.
De mailachterstand was gigantisch: ongeveer 3000 onbeantwoorde mails zaten in de mailbox. Er leek voor de ondernemer geen beginnen meer aan. Mijn aanpak? Ik werkte een structuur uit voor het beheer van de mailbox én de administratie. Daarnaast gaf ik ook een aantal tips om de inbox zo leeg mogelijk te houden.
Dezelfde structuur voor folders en mailbox
Zo bracht ik alles onder in verschillende secties: ‘Office’ voor alles rond kantoormateriaal, ‘Finance’ voor de boekhouding, facturen, boekhoudkundige documenten en bankzaken, ‘Marketing en sales’, ‘Verzekeringen’ en ten slotte ‘HR’.
Ik paste die structuur toe voor zowel de mailbox als de folderstructuur op de pc. De gebruikers kunnen documenten direct klasseren op een drive of in de cloud. Digitale bestanden alleen lokaal bewaren is ten stelligste af te raden, want als je computer crasht ben je alles kwijt.
Begin met de meest recente mails
Om door de achterstand van de mailbox te raken, archiveerde ik meteen een groot aantal mails in een aparte ‘Archief’-map. Daarna behandelden en klasseerden we de laatste paar honderd e-mails die belangrijk waren voor klanten.
Nadat de nieuwe structuur van de mailbox en folders was opgezet en de mailachterstand ingehaald, kon mijn klant starten met een schone lei. Daarna hielden we meetings om de 2 à 3 weken, en later elke maand. Zo konden we opvolgen of alles nog lukte en de mailbox nog onder controle bleef.
Rust in je hoofd
Het is niet altijd nodig om een folderstructuur te creëren in je mailbox, als je er maar in slaagt je mailbox zo leeg mogelijk te houden. Daardoor creëer je rust in je hoofd. Een overvolle mailbox betekent dat er taken blijven liggen en daardoor krijg je gegarandeerd stress.
Ik raad in ieder geval alle kleine zelfstandigen en kmo’s aan om een apart mailadres te creëren voor de administratie. Zo komen de juiste e-mails rechtstreeks terecht bij degene die ze moet opvolgen en hoeft de zaakvoerder zich daar geen zorgen meer over te maken. Vergeet natuurlijk niet om je klanten en leveranciers hiervan op de hoogte te brengen. Door bepaalde taken weg te halen van de zaakvoerder, kan die zich toeleggen op de business.