HOE LANG MOET JE DOCUMENTEN BEWAREN?

mei 26, 2021 | Blog

Hoe zit het nu ook weer met de bewaartermijn van documenten? Voor je het weet, stapelen de papieren en mappen zich torenhoog op omdat je niets durft weg te gooien. Stel je voor dat je belastingcontrole krijgt en je hebt nét dat ene restaurantbonnetje in de papiermand gedropt…

Werk jij al zoveel mogelijk digitaal? Goed idee: het bespaart je heel wat ruimte voor archivering. Rekeninguittreksels kan je bewaren in je online bankaccount. Ook de zoekfunctie van zo’n digitaal archief is mooi meegenomen. Intussen ben je niet langer verplicht om alles op papier bij te houden. Zorg er wel voor dat je je digitale archief veilig bewaart via een stabiele cloud service. Neem ook systematisch back-ups, dan kan het niet fout gaan.

Boekhouding bewaren

Voor je boekhouding geldt de volgende regel: alle documenten die nodig zijn om je belastbare inkomsten te bepalen, moet je minimaal zeven jaar na die belastbare periode bewaren. Het gaat dan over facturen, attesten en bankdocumenten. Ook je belastingaangifte zelf bewaar je – of je boekhouder – minstens zeven jaar.

Loonfiches en uittreksels pensioen

Je bent wettelijk verplicht om je jaarlijkse loonfiches en de uittreksels van de pensioendienst tien jaar te bewaren. Langer hoeft niet, maar de overheid geeft toch het advies om ze te bewaren tot aan je pensioen. Je kan de uittreksels voor je pensioenberekening ook digitaal opvragen via www.mypension.be.

Verzekeringen

Voor verzekeringsdocumenten is het logisch: houd ze bij zolang de verzekering loopt. Soms bewaar je best nog daarna. Je kan namelijk ook na het aflopen van een verzekeringscontract nog een claim indienen voor schade die is gebeurd tijdens de looptijd van het contract. Zolang de claim niet is afgehandeld, houd je natuurlijk ook de verzekeringsdocumenten bij..

Levenslang

Sommige persoonlijke en familiale documenten moet je levenslang bewaren. Dat is onder meer het geval voor je medisch dossier. Je digitale medisch dossier kan je inkijken via www.cozo.be. Andere belangrijke persoonlijke documenten die je goed moet bewaren zijn diploma’s, geboorteakten, huwelijks- of samenlevingscontracten, notariële akten, testamenten en documenten in verband met een nalatenschap. Die scan je voor de zekerheid best in. Mocht er toch iets verloren gaan, dan kan je op basis van de scan – vaak mits betaling – iets makkelijker een legale kopie aanvragen..

Tot slot nog enkele tips

  • Houd de documenten die je levenslang moet bewaren bij in een aparte (privé-)map
  • Klasseer alle andere documenten per soort en chronologisch (Contacteer ons gerust voor hulp hierbij, we hebben hierin jarenlange ervaring en een goed sluitend systeem)
  • Bekijk elk jaar wat er weg mag
  • Gooi documenten die je zeker niet hoeft te bewaren meteen weg
  • Klasseer documenten om te bewaren direct in de juiste map

Op de website van overheid kan je de richtlijnen voor alle bewaartermijnen checken.

Hulp nodig bij digitalisatie of bewaren van je archief?