eSignatures

eSignature is het zetten van een elektronische handtekening. Je kan deze gebruiken om diverse documenten elektronisch te ondertekenen, bijvoorbeeld jobaanbiedingen of arbeidsovereenkomsten, verkoopcontracten, toestemmingsverklaringen, verhuur- of leasecontracten, afstandsverklaringen, financiële documenten, enzovoort. Ze zijn vrijwel overal ter wereld rechtsgeldig voor zowel zakelijke als privé-transacties. Waar nodig kan je automatisch in veel gevallen ook tegentekenen of zelf ondertekenen.

eSignature is betrouwbaarder dan papierwerk

Alle documenten zijn beschermd met data-encryptie en er wordt een volledig controlespoor bijgehouden. Elk document bevat een uitgebreid logboek met de naam, het e-mailadres en het IP-adres van elke partij én een verslag van de dag en het tijdstip van alle activiteiten die hebben plaatsgevonden. Kijk zeker of je dit allemaal terug vindt onderaan je documenten. Anders zijn deze edocumenten niet rechtsgeldig. Je kan de ondertekende documenten ook meteen na ontvangst downloaden en op de server in je database bewaren. Waardoor je geen belangrijke documenten meer kunt verliezen. Alles is dan ook meteen én online beschikbaar.

Sneller zakendoen

Ondertekenen doe je digitaal met eID kaart, sms, itsme of touch screen. Op afstand werken kan makkelijk en snel want je verstuurt je documenten vanaf je smartphone, tablet of computer via email. Zeker de laatste tijd waar telewerk meer en meer ingeburgerd is, kost het afhandelen van te ondertekenen overeenkomsten geen dagen meer, maar slechts enkele minuten.  Zowiezo gaat het ondertekenproces sneller omdat je niet moet printen en/of scannen, je hoeft niet meer naar de post te gaan en dagenlang te wachten op de ondertekende documenten. Volgens onze bronnen zouden tot 80% van de documenten binnen één dag worden afgehandeld en 44% zelfs binnen een kwartier.

Efficiënter werken

Een eSignature elimineert niet alleen handmatige taken, je zorgt er ook voor dat de delen die ondertekening vereisen ook ondertekend worden. Je kan je workflow automatiseren door te verbinden met verschillende apps zoals Salesforce, Dropbox en zovele anderen. Via werken met eSignatures kan een bedrijf gemiddeld € 30 per overeenkomst besparen in de vorm van directe kosten en productievere medewerkers.

Rechtsgeldig en toelaatbaar in de rechtbank

Er bestaan Legality Guides voor elektronische handtekeningen. Sommige voldoen aan zowel de Amerikaanse ESIGN- en UETA-wetgeving als aan de eIDAS-verordening van de EU. Andere zijn enkel gecertificeerd voor de Europese landen. Voor elke overeenkomst wordt er automatisch een uitgebreide audittrail gegenereerd en bewaard. Kijk altijd steeds na of het door jou gekozen platform voor jou wettelijk toepasbaar is.

Je hebt al heel wat online signature platforms

Wij geven een kort overzicht van diegene die er voor ons als de betere uitkomen. Je hebt al gratis licenties waarbij je slechts enkele signatures door 1 persoon in een gegeven periode kunt laten zetten. Moet je meerdere handtekeningen per maand laten tekenen, reken dan op een kost van gemiddeld 10 à 20 EUR per gebruiker.

Hellosign: https://www.hellosign.comDocusign: https://www.docusign.comAdobe Acrobat Pro/Adobe Sig: https://www.adobe.com/be_en/sign.htmleSignatures: https://esignatures.io
Oksign: https://www.oksign.be/en/Cloudsign: CloudSign.cloudentify.com