TIPS VOOR DIGITAAL OPRUIMEN
De rommel in je bureau opruimen is één ding, maar wat met je digitale clutter? Structuur in je pc is zeer belangrijk om alles snel terug te kunnen vinden. We geven hier alvast een paar vuistregels voor een digitale schoonmaakroutine.
Maak je bureaublad leeg
Een ‘clean desk policy’ kan je zeker doortrekken naar je digitale bureaublad. Ook dat houd je liefst zo leeg mogelijk. Een paar shortcuts kunnen wel, maar je bureaublad is helemaal niet de juiste plaats om bestanden op te slaan. Waarom? Het is om te beginnen niet veilig, want de meeste back-upprogramma’s nemen standaard geen kopie van de bestanden op je bureaublad. Als je pc crasht, riskeer je ze dus te verliezen.
Bovendien wordt het al snel heel onoverzichtelijk als je bureaublad vol staat met icoontjes waar geen structuur in zit. Dat geeft ook stress omdat je telkens die wanorde ziet. Houd dus het bureaublad van je computer leeg. Als je overdag toch eens tijdelijk iets opslaat op je desktop, maak er dan een gewoonte van om op het einde van de werkdag alles weer netjes op te ruimen. Je beslist dan of je een bestand kan wissen of je brengt het onder in de juiste map. De volgende dag start je dan opnieuw met een schone lei.
Ruim je downloads op
De ‘downloads’ map wordt heel vaak vergeten wanneer je je computer opruimt. Nochtans komt daar in de loop van de dag heel wat in terecht. Het zijn ook vaak grote bestanden die je online hebt geopend, zoals pdf’s en foto’s. Als deel van je opruimroutine kan je dus maar best telkens je downloads leegmaken voor je je computer afsluit: gooi weg wat je niet langer nodig hebt en klasseer de bestanden die je wel wil bewaren in de juiste map.
Maak de prullenbak leeg
In je kantoor wacht je toch ook niet met het legen van de prullenbak tot hij overstroomt? Al dat opruimen van je bureaublad en je downloads is natuurlijk prima, maar zo zit uiteindelijk wel je digitale prullenbak overvol. Die kan het op zich wel aan, maar denk er toch aan dat je regelmatig de weggegooide bestanden definitief verwijdert uit je prullenbak. Opgeruimd staat netjes!
Zorg voor back-ups
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: vergeet niet om back-ups te nemen! Zo kan je altijd je bestanden recupereren wanneer er iets fout gaat – een computerprobleem of zelfs diefstal. Je kan natuurlijk kiezen voor een externe harde schijf maar stel dan ook een
programma in dat automatische back-ups neemt op vaste tijdstippen. Nog handiger zijn back-ups in de cloud, bijvoorbeeld via Microsoft OneDrive of Google Drive. Je hoeft dan alleen een account aan te maken en in te stellen van welke mappen je een back-up wil nemen. Zo worden je bestanden voortdurend bijgewerkt zonder dat je er nog iets voor hoeft te doen. Via een internetverbinding (dus op gelijk welke pc) kan je dan altijd alles terugvinden.
Werk online
Door zo weinig mogelijk op de harde schijf van je computer op te slaan, ben je minder afhankelijk van dat ene toestel en blijft je pc ook sneller. Dat zijn alvast een paar grote voordelen wanneer je werkt in de cloud, bijvoorbeeld via Dropbox, Google Drive of
OneDrive. Je kan ook makkelijk via de cloud samenwerken aan een document, zodat je niet telkens een nieuwe versie heen en weer hoeft te mailen.
Bewaar je wachtwoorden in een kluis
Als je steeds meer online – via de cloud – gaat werken, zijn je wachtwoorden belangrijker dan ooit. Je bewaart ze dus beter niet op een post-it… Stop ze veilig in een digitale kluis. In een volgende blogpost leggen we de verschillende mogelijkheden uit.