BEN JIJ ONZE NIEUWE PROJECT COORDINATOR?
We zijn op zoek naar een nieuwe collega met ‘can-do-mentaliteit’
Over Organise it
Wat doen we?
Wij nemen de administratie van kmo’s over. We brengen processen in kaart, vereenvoudigen en digitaliseren ze, en voeren ze daarna uit, zodat ondernemers en hun teams doen waar ze echt goed in zijn.
Wie we zijn, waar we voor staan en met wie je zou werken, vind je hier op de site van organise-it.be.
Wat je doet
-
Je neemt de projectcoördinatie op voor een eigen klantenportefeuille en helpt bij klantenportefeuilles van je collega’s. Concreet:
- Je bewaakt de voortgang van lopende projecten en dossiers, en je zorgt dat niets blijft liggen
- Je bent het aanspreekpunt voor je klanten en schakelt vlot met collega’s, freelancers en externe partners
- Je boekt en beheert de reizen van je klanten: vluchten, hotels, transfers en visa. Je volgt wijzigingen op, bewaakt de kosten en zorgt dat alles klopt voor vertrek
- Je voert de administratieve ondersteuning uit en volgt ze op: documentbeheer, databases, in- en uitgaande facturatie en voorbereiding voor de boekhouding
- Je ondersteunt specifieke dossiers zoals subsidieaanvragen, aankoopadministratie en HR-administratie
- Je bouwt en onderhoudt de werkomgeving van je klanten in Notion, en je houdt ze actueel
- Je detecteert waar het beter kan bij een klant, en je vertaalt dat naar een concreet voorstel of een nieuwe werkwijze
- Je werkt mee aan onze interne processen en tools, want wat we voor klanten doen, doen we ook voor onszelf
Wie je bent
- Je hebt minstens drie jaar ervaring in projectcoördinatie, office management of administratieve ondersteuning, en je kan dat staven met referenties
- Je werkt vlot met digitale tools. Ervaring met Notion is een groot pluspunt, want dat is het platform waarin we intensief werken. Heb je die ervaring nog niet, dan wil je er wel meteen in duiken
- Je hebt al reizen geboekt en opgevolgd voor anderen, of je ziet er meteen de logica van
- Je bent enthousiast. Je stapt met energie op een dossier af, en klanten voelen dat onmiddellijk
- Je bent leergierig. Nieuwe tools, nieuwe sectoren en nieuwe manieren van werken vind je interessant in plaats van lastig. Je vraagt door tot je het echt snapt
- Je houdt meerdere projecten en klanten tegelijk in de lucht zonder het overzicht te verliezen
- Je werkt nauwkeurig, je denkt vooruit en je wacht niet tot iemand je een taak toeschuift
- Je gaat discreet om met klantinformatie. Altijd
- Je trekt een dossier zelfstandig, maar je weet ook wanneer je iemand erbij haalt
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels. Frans of een andere taal is een plus
- Ervaring met Billit of een ander facturatieplatform is mooi meegenomen
- Je hebt onze waarden op de site gelezen en je herkent jezelf erin
Wat we bieden
- Een voltijdse job met een eigen klantenportefeuille en echte verantwoordelijkheid
- Ruimte om je takenpakket uit te breiden naarmate je groeit, richting senior niveau
- Inkijk in heel uiteenlopende sectoren en in tools waar de meeste bedrijven nog naar zoeken
- Een klein kantoor vlak bij Gent, met de mogelijkheid om deels van thuis te werken
- Een hecht team dat elkaar helpt en elkaar durft bevragen
Selectieprocedure
Stuur je cv en motivatiebrief naar hr@organise-it.be.
Vertel ons in je brief:
- Waarom Organise it, en waarom deze rol op dit moment in je loopbaan
- Een concreet project of dossier dat jij van begin tot eind hebt gecoördineerd, en wat jouw aanpak daarin heeft opgeleverd
- Als je al met Notion werkt: een idee van wat je ermee hebt gebouwd
- Minstens één professionele referentie: naam, functie, organisatie, e-mailadres en telefoonnummer van een vorige werkgever, leidinggevende of klant die we mogen contacteren. Geef er ook bij aan in welke context je met die persoon hebt samengewerkt, en of we meteen contact mogen opnemen of liever pas na een eerste gesprek
Brieven zonder referentie belanden onderaan de stapel, dus sla punt 4 niet over.
We lezen elke sollicitatie zelf en je krijgt sowieso antwoord.